ERP在名片印刷厂中的应用
ERP在名片印刷厂中的应用,
在世界经济陷入衰退的大环境下,众多名片印刷厂的经营状况不容乐观。为了应对危机,名片印刷厂在缩减开支的同时加强信息化管理,向管理要效益。如今,大多数名片印刷厂纷纷采用新型企业管理软件——ERP系统,以提高管理效率。实施ERP系统,可以从客户报价、订单、印前、印刷、印后等过程中均实现信息化管理。此外,依赖ERP系统,企业决策层可以获取准确而有效的数据信息,对需求做出迅速的市场反应,从而提升企业运营效率,降低成本,实现企业效益最大化。
那么,何为ERP系统?名片印刷厂应用ERP系统可解决的问题?名片印刷厂实施ERP系统应做好哪些准备工作、应用中应注意哪些事项?本文对以上问题作粗浅的分析,希望对名片印刷厂实施ERP系统能有点滴帮助。
1 ERP系统简介
ERP是20世纪90年代美国一家IT公司根据当时计算机信息、IT技 术发展及企业对供应链管理的需求,预测在今后信息时代企业管理信息系统的发展趋势和即将发生变革,而提出了这个概念。经过近几年的延伸和拓展,ERP被越来越多的行业和企业所采用,并使不少的企业效益迅速提高。
ERP是英文Enterprise Resourse Planning的缩写,中文翻译过来的意思就是“企业资源计划”。它是一个以管理会计为核心的信息系统,识别和计划企业资源。从而获取客户订单,完成加工和交付,最后得到客户付款。ERP将企业内部所有资源整合在一起,对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行计划,从而达到最佳资源组合,取得最佳效益。
ERP是从MRP(物料需求计划)发展而来的新一代集成化管理信息系统,它扩展了MRP系统的功能,其核心思想是供应链管理,从供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身,成为现代企业的运行模式,成为企业在信息时代生存、发展的基石。实践表明,谁能及时掌握和应用ERP,谁就能通过管理创新迅速改变管理落后的状况。缩小与先进企业管理水平上的差距,改善企业业务流程,提升企业核心竞争力。
印刷业是我国经济结构中的重要产业之一。随着市场经济的快速发展,全球经济一体化,我国名片印刷厂面临的是一个越来越激烈的竞争环境,原有的经营管理方式已不适应剧烈竞争的要求。在这种情况下,名片印刷厂引进ERP势在必行。企业可以利用ERP作为工具来扩大经营管理范围,促进企业发展,创造巨大的无形和有形的经济效益。
2 名片印刷厂应用ERP可解决的问题
印刷ERP是将名片印刷厂运作单元之间环环相扣,形成一个相互制衡的系统整体,有效地解决因人为造成的报价、下单、生产、跟单、发外、领科、入库、送货、收款等环节出现脱节的情况,使企业的信息流进入一个良性有序的循环过程。
名片印刷厂应用ERP,可以解决如下问题:
2.1 简化业务流程,提高生产效率
名片印刷厂在没有实施ERP系统之前,业务接单、生产开单、财务结账、送货等一般都要由人工开单,不仅容易出差错,而且工作量很大。而实施ERP系统,只需业务部录入一次,当这个客户再次印刷产品时,就不必重新录入基础资料了。由于软件事先按工艺设定了所有的项目,业务人员和工艺人员的疏漏就不易发生了,从程序上减少了出差错的机会。
印刷ERP系统,根据名片印刷厂的行业特点和实际情况而设计,既具先进性,又有适用性,从而能帮助企业管理人员对企业中大量的、动态的、错综复杂的数据和信息进行及时、准确地分析和处理,对企业的各项生产经营活动进行事先计划、事中控制和事后反馈,从而达到合理利用企业资源、降低库存、减少资金占用、增强企业应变能力、提高企业市场竞争力和经济效益的目的。
2.2 实现对生产过程的实时控制
业务接单后,生产部开出施工工艺单和用纸单,通过计算机对当前的生产任务进行合理排序。各车间可以在ERP系统上查阅相应的印件要求与数据,在各自职责范围内严格执行生产计划。各车间与部门可以通过ERP提前看到当天的生产任务,做好人员与材料的准备工作并及时提出生产安排中的问题,各车间都配有计算机,可实时地将生产情况录入到ERP系统中,生产部和业务人员能够实时查看每单业务的进展情况。
2.3 实现供应链管理,达到材料、资金的合理分配与使用
印刷ERP通过高级物料需求分析,完善的库存管理以及工单物料预算、工单定额领料等进行资源优化。从而有效控制成本。使得印件所需纸张、油墨、辅料等能及时、准确、定额供应。这既保证了业务、生产的需求,又降低了库存。
2.4 实现快速、准确、灵活的印刷报价及估价
客户询价是印刷业务的开始,能迅速准确地向客户报价,十分重要。目前市场上印刷报价软件很多,但多属估价软件,准确性差。ERP系统则不同,分估价与报价,即按系数法估价及按成本法报价两种方式。按成本法报价,是基于成本价加费用利润报价法,计价成本包括四个部分:①主要直接材料成本;②印前、印刷、印后加工成本:③包装运输费用;④管理费用、收益及税费,报价方法清晰、简洁、准确。
2.5 实现以应收应付为根本的资金流管理
依赖ERP系统,能快速查询各订单的任务完成情况、送货数量、退货数量、收款金额等记录,能快速汇总客户应收账款、账龄及信用情况,确保资金有效应用,资金快速回笼。对预收款过程有查询功能,对应收款列出清单,应收款汇总、收款结清后核销管理。对预付款过程有查询功能,对应付款有列出清单、应付款汇总、付款结清后核销管理、供应商对账单功能。
3 名片印刷厂实施ERP系统的准备工作
3.1 做好思想准备
(1)企业领导要有坚定的决心和信心。实施ERP,不仅会带来工作方式和工作习惯的变化,甚至会带来工作流程和岗位职责的调整。这就不可避免地引起员工思想上的波动甚至抵触思想和行为,面对这些困难,如果企业领导没有决心,就有可能半途而废。
任何新生事物都有一个了解、接受、试用和适应的过程。名片印刷厂引进ERP不能在很短的时间内就让每个员工都能接受和适应。要通过培训改变观念,企业高层要让员工明白企业使用ERP是潮流所趋,是发展的需要。企业发展是硬道理,能否使用ERP管理系统是企业发展的关键,是企业提升竞争力的重要手段。
(2)企业员工要做好心理准备。一方面,要认识到实施ERP系统,工作方式、工作习惯甚至有些部门的职责也将面临着一次变革,因此要做好心理准备。另一方面,要做好短期内工作量增加的心理准备。在ERP实施的前期,一般会有一段手工管理与ERP管理并行期。在这期间,手工管理的单据要继续用,又要输入ERP。这样每日的工作量就会增加许多。但只要挺过这段时间,一切就会好起来。在ERP中,因为后面流程的数据由前面流程的数据自动生成,各部门之间的数据可以科学的共享,ERP又有着很多自动提示自动控制功能,又能随时统计出即时报表来。所以整体来说,应用ERP肯定能带来工作效率的大幅度提高,对此员工们要有坚定的信心。
3.2 做好基础数据准备工作
印刷业属于加工型行业,数据量大、收集难度高。准备基础数据时应注意以下三点:
(1)企业领导要高度重视。因系统实施需要的基础数据涉及面非常广,如人员信息、工价库信息、材料库存信息、纸张库存信息、客户纸库存信息、产量产值定额信息、物耗定额信息等。这些数据的收集和整理需要多个部门的配合,且工作量很大。因此,企业领导在项目实施时应予以高度重视;否则,很难得到各个部门的极力配合和全体员工的积极参与。
(2)数据准备要按步骤进行且要规范。系统的数据间存在一定的关联性,因而对数据的准备要按步骤、按计划进行,只有这样才能保证数据准备的周期。此外,系统数据编码必须规范。如工价编码、客户编码、报价单编码、传票编码、供应商编码、物料编码等。要使用规范的编码规则,以保证数据统计的准确性。
(3)配置专门人员负责数据整理工作。系统基础数据信息繁杂,又要保证项目的实施周期。因此,应配置专门人员负责系统运行所需的基础数据的规范化整理和收集,为ERP系统初始化提供准确的数据。
4 名片印刷厂实施ERP系统应注意的事项
4.1 选择适合本企业的系统
名片印刷行业是个专业性很强的行业,通用型的ERP系统当然不适合名片印刷厂选用,因此应选择根据名片名片名片名片名片印刷行业特点及先进的管理理念设计的印刷ERP系统。但由于各名片印刷厂的信息化基础不同、管理基础不同、业务特点不同,即使是如此设计出的印刷ERP系统也并不能适合所有名片印刷厂应用。因此,名片印刷厂在选择ERP系统时。必须充分考虑自身的管理及实际业务情况,选择适合本企业的ERP系统,然后在运行中积累经验,一步一步地去完善它。
从技术上说,ERP分为C/S架构和B/S架构。如果ERP只应用于企业内部的局域网,两种架构都可以;如果ERP需要在广域网上使用,则最好选择B/S架构的产品。
4.2 对ERP项目进行合理规划和管理
ERP项目的实施是—个系统工程,涉及到软件安装、硬件建设、管理变革等各个方面。因此,必须严格控制进度和成本,实现项目的预期目标。此外,对ERP的实施需要专项管理、专项投入、专门保障。既要做好项目实施人员的工作地点、主要岗位的设备配置、岗位人员的职责分配等工作,又要制定完善的项目参与人员激励制度以及做好其他后勤保障工作。
4.3 数据填写、录入要准确无误
企业管理信息化的过程是一个渐进的过程,需要大量的数据积累。在数据积累的过程中,业务部居于核心地位。企业应将分属不同部门管理的数据统计、财务核算、计算机管理三大职能合并交由业务部统一管理,保证了对内、对外的数据的一致性、准确性。
企业管理信息化是一个全员参与的过程。ERP的很多数据来源于员工们所填写的报表和单证。生产员工们每日填写的生产日报表是一个特别重要的环节,生产日报表的填写规范和正确十分关键。
5 结语
向管理要效益,实施ERP系统,的确是不错的选择。目前,我国不少名片印刷厂成功实施ERP所带来的直接和间接的效益是有目共睹的。
当然,任何一种管理理论和技术都有其两面性或局限性,ERP系统自然也无可例外。也就是说,ERP系统犹如一把双刃剑,运用得当可以使企业效益明显提升;反之,则也有可能损害企业自身的利益。因此,名片印刷厂是否实施ERP系统要根据本企业的实际情况而定,若不具备实施ERP系统的管理基础和条件,则不可强行实施。否则会适得其反。